商务英语函电写作的注意事项

　　尽管缩略词在商务函电中广为使用，而且已是商务函电的主要语言特征之一，但这并非意味着缩略词在商务函电中可以随意使用，胡乱编造。事实上，商务函电中的缩略词在其使用场合及书写等方面有其更为严格的要求，这也是由商务函电在商业交易中其有很强的时效性及其重要作用所决定的。假如收件人因对函电中缩略词难以理解而花时间去仔细推敲、琢磨其意，则有可能耽误交易机会。显然，这不符合函电时效性强这一要求，也就失去使用缩略词的意义了。然而，在实务中，只要仔细留意和观察，就不难发现，商务函电中缩略词在使用上存在着较大的随意性和不规范性，这对交易的进行产生了消极影响。总体上讲，这些缺陷主要表现在以下几个方面:

　　(1)漏写标点符号
　　除了英文电传、电报作为例外，一般而言，商务信函、合同及其他出口单证中使用的缩短词(clippedword)，都应在该缩短词后加上一点号，以强调此类文书、单证文字的严谨性、规范性，杜绝文字漏洞。这也是缩短词书写的基本规范，应严格遵循这一从本要求。

　　(2)忽略标注、说明
　　使用缩略词必须要以使读者能够清楚理解其含义为前提，尽管我们通常可以不加标注或括号说明即可使用为各国读者所普遍接受、广为熟悉的缩略词，如WTO,APEC,IMF,GDP,GNP,IT等等。但如在商务函电中要将某一厂家、机构、设备、产品及技术名称以其缩略词形式表示，则须在该缩略词第一次出现时加上标注或在括号内加以说明。在实际使用过程中书写者往往会忽视这一点，结果使得读者乱猜其意，不知所云。

　　(3)随意杜撰、编造缩略词
　　实际上，每一专业领域都各自有一套在使用上相对稳定的缩略词，商务领域也同样如此，虽然从某种程度上讲，该专业领域使用的缩略词多而繁杂，使用频率也颇高，但这并不意味着起草者可以随意杜撰、胡乱编造缩略词。标签:商务信件写作要注意什么？